En Holaluz, nuestra misión es conectar las personas a la energía verde, y el equipo de Operaciones es fundamental para asegurar que esta conexión sea impecable y satisfactoria. Buscamos a una persona con orientación al detalle y perfil administrativo que se una a este equipo para garantizar que entregamos la mejor experiencia posible a nuestros clientes.
Te incorporarás al equipo de Soporte a Negocio / Operaciones, siendo la pieza clave que garantiza que toda la documentación técnica y administrativa esté siempre a punto.
Interlocución y Gestión de Documentación Externa
Gestión de peticiones: Actuar como punto de contacto único para las empresas colaboradoras, canalizando sus solicitudes de documentación y asegurando una respuesta ágil.
Preparación de expedientes: Elaborar y organizar los paquetes documentales requeridos por los colaboradores, trabajando estrechamente con los equipos internos para obtener la información técnica necesaria.
Control Preventivo y Gestión de Caducidades
Seguimiento de vigencias: Mantener un control riguroso de fechas de vencimiento para asegurar que ninguna actividad se detenga por falta de cumplimiento.
Reclamación proactiva: Contactar con los equipos internos o colaboradores con antelación suficiente para preparar la documentación antes de su vencimiento.
Mejora Continua y Optimización
Propuesta de sistemas de control: Identificar puntos débiles en el flujo actual y proponer mejoras (alertas automatizadas, nuevas plantillas, checklists) para minimizar el riesgo de caducidades o errores.
Auditoría interna de archivos: Organizar y mantener actualizado el repositorio documental para que sea accesible y eficiente para toda la operativa.
Soporte Administrativo
Validación de facturación: Comprobar las facturas recibidas de los colaboradores, verificando que los importes, conceptos y documentación adjunta coincidan con los servicios realmente prestados.
Buscamos un perfil dinámico que domine el entorno administrativo y la gestión de flujos documentales, actuando como enlace directo con empresas colaboradoras externas. Tu misión principal será asegurar que la operación diaria no se detenga, mediante la preparación proactiva de expedientes, el control de trámites legales/fiscales y la resolución de incidencias.
Experiencia (1-3 años):
Gestión Administrativa: Experiencia en roles donde la precisión sea crítica (gestorías, licitaciones, ingenierías o soporte a operaciones).
Herramientas de Gestión: Uso fluido de sistemas (ERP/CRM) para el registro de datos operativos.
Control de plazos críticos: Habilidad para trabajar bajo presión de fechas (cierres, vencimientos de licencias, entregas) garantizando la disponibilidad documental anticipada.
Interlocución técnica: Experiencia previa siendo el punto de contacto principal para proveedores, subcontratas o gestorías, hablando su mismo lenguaje técnico para agilizar trámites.
Habilidades y atributos clave:
Autonomía Proactiva: Capacidad para anticipar necesidades documentales antes de que sean requeridas por el equipo.
Comunicación Asertiva: Firmeza y tacto para reclamar documentación a los equipos y asegurar que ningún trámite caduque.
Organización de Alto Nivel: Capacidad para priorizar tareas según urgencia y criticidad operativa.
Una actitud positiva y dinámica que se alinea con nuestra cultura
SHAKE:
Say things as they are (Di las cosas como son)
Have fun (Diviértete)
Always people first (Las personas siempre primero)
Keep rowing together (Sigamos remando juntos)
Es posible
Este rol es más que un trabajo: es una oportunidad para impulsar un impacto significativo dentro de una organización de vanguardia y crecimiento rápido. Formarás parte de un equipo horizontal en nuestras oficinas de Barcelona a pocos metros del mar, donde la transparencia y la colaboración son fundamentales.
Si te consideras una persona optimista, dedicada y entusiasmada por crecer dentro de una cultura de posibilidad, nos encantaría conocerte.